Hello，大家好，询盘云售后同事在与外贸企业同事交流中 ，经常听到大家反馈与客户进行邮件沟通或者想要群发开发新的过程中，都受到过不同理由的退信，不是“疑似推广邮件”，就是“收件方服务器未知原因拒绝连接”，“收信方运营商认为该收件人账号不存在”……今天我们来分析一下退信的前因后果！

首先是被退信的原因，一封“正经”的开发邮件，从我们了解潜在客户需求，到把自己公司的产品、服务、优势撰写成邮件、信函，再通过邮箱服务器发送给客户，其间历经重重“拦截关卡“、“筛选规则”，最后才“越洋过海”到达客户手中。在送达途中，邮件就可能因为某个原因被退回，常见的原因如下：1、邮箱服务器的问题。因为国内网络节点和国外网络节点不同，部分国内服务器在海外的节点数量和覆盖范围不够，导致邮件无法送达被退回。2、有一些用户经常往国外，频繁发送一些营销推广的垃圾邮件，国外服务器对这些垃圾邮件进行拦截和删除，并限制了国内部分服务器和IP段。嗯，祸及池鱼，给我们这些用户发邮件带来了极大的不便。3、收集来的邮箱地址错误/不存在。一般我们是通过Google搜索、黄页、B2B平台、传统展会、海关数据等渠道来查找外贸客户的邮箱，但是我们无法进一步验证邮箱的精准度和有效性。没有经过筛选的邮箱地址，直接群发邮件难免会出现无效邮箱退信的问题。

那我们怎么减少被退信呢？系统退回邮件是比较好解决的。系统退回邮件一般都会有退信的邮件提示，说明了退信的原因。例如：reply: User not found、User unknown、Mail quota exceeded等等，这时候就需要我们根据退信原因，对邮件服务器、发送方式或者邮件内容做出对应的调整，比如：更换不同的邮件服务器来发信；调整同一个邮件服务器每天的发信量；控制整个邮件（包含附件）的大小……，再重新发送。其次是搜集过来的邮箱，你可以搜索到，别人也可以搜索到。在给客户发邮件的时候，自吹自擂没有错，但是你吹别人也吹，重复同质性的内容，很难吸引到客户。我们的邮件内容还是要以匹配客户需求的产品优势和价格竞争力来取胜。其中有一点需要特别注意，邮件内容中一定要避免敏感词，多用中性词。例如：邮件标题可以用产品名称、客户公司名称等，这样的词组一般不容易被系统识别为敏感词。最后，建议降低发送频率，调整发送邮件的时间周期。

在询盘云系统中，管理员可以给企业所有业务同事设置邮件发件规则，比如限制单邮箱单日发送量，邮件群发自动分组，随机时间间隔发送，以及群发单显设置自动变量等，通过这几个途径来改善发件的外部环境，有效降低被退信的风险。